Gestionnaire Administration des Ventes/Affaires de Service

Située au cœur des Alpes françaises, l’entreprise Pfeiffer Vacuum SAS, forte et fière de son histoire, est filiale d’un groupe international numéro 2 mondial sur les marchés du vide.

Sur son site d’Annecy, ses 900 collaborateurs travaillent à la conception, à la fabrication et à la vente de produits destinés à ses marchés mondiaux en forte croissance (pompes à vide, détecteurs de fuite, systèmes de contrôle de la contamination ou de l’étanchéité, abattements,…).

Pour cela, elle dispose d'un centre de R&D à la pointe de la technologie, d'une unité de production moderne, d’équipes de marketing/vente performantes et d'un centre d'expertise.

MISSIONS :

• Le titulaire engage la responsabilité de PV SAS dans la gestion des affaires de service.
• Examiner les demandes client de son secteur pour les gérer ou pour les déléguer aux services compétents.
• Gérer et établir les devis en respectant la liste de prix de PV Annecy (prix, remises, commissions, conditions particulières, …)
  • par avance suivant la demande du client
  • ou à partir du compte-rendu d’atelier après expertise du produit
• Assurer le suivi des affaires de service facturable et sous garantie de la réception jusqu’à la création du bon de livraison
• Enregistrer les avis, mouvements de stock et créer les ordres de services dans l’ERP.
• Vérifier la conformité des commandes (prix, remises, commissions, conditions particulières, …) et respecter les règles du Commerce International auxquelles elles sont soumises (douane, contrôle export, Incoterms, Sûreté du fret, …)
• Envoyer les offres et les accusés de réception des commandes sous 48h maxi
• Répondre aux différentes attentes du client concernant la gestion de leurs commandes (délais, retards, …)
• Enregistrer les commandes d’échanges standards.
• Assurer le suivi administratif quotidien des affaires dans l’ERP et vérifier sa réalisation (respect des engagements de livraison et de facturation / suivi des retards avec les services concernés)
• Vérifier quotidiennement avec le responsable du centre de service, le responsable des réparation extérieurs, les filiales et les clients l’avancement de la réalisation  des commandes en cours et informer les clients en conséquence.
• Créer les commandes de facturation, suite aux interventions réalisées chez les clients, à partir des instructions des techniciens d’intervention.
• Traiter les avoirs en cas d’erreur de facturation.
• Respecter les procédures, guides utilisateurs et modes opératoires de l’entreprise impactant la Gestion des affaires de services.
• Contribuer à la satisfaction des filiales / des clients internes et externes (temps et qualité des réponses fournies, délais de traitement des offres/commandes, conformité de l’enregistrement des commandes).
• Informer le responsable hiérarchique des retards et toute dérive impactant la satisfaction du client et le respect du délai.
• Assurer la polyvalence en cas d’absence de personnel
• Participer aux tâches communes de la fonction (ex : amélioration continue, compte-rendus de réunions, …)
• Former les nouveaux arrivants / stagiaires
• Contribuer aux efforts de l’équipe pour atteindre les objectifs du taux de service fixés par l’entreprise
• D’être force de proposition dans l’amélioration :
  • Du processus de la gestion des affaires de service en prenant en compte les attentes des clients
  • Des aspects administratifs, SAP, données d’information nécessaires au bon déroulement de la gestion du service,
• De présenter des plans d’actions à ses responsables
• De créer les factures des commandes faites par les gestionnaires de niveau 1 pour respecter les contraintes de SOD (ségrégation des tâches)
• De gérer l’interface avec le service achat d’asslar pour l’approvisionnement de produits gérés par Asslar.
• Assurer d’autres tâches liées à l’activité du service

PROFIL :

• Formation Commerce International ou expérience similaire dans un poste équivalent
• Pratique de l’anglais professionnel
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et SAP
• Connaissance des produits du groupe Pfeiffer Vacuum
• Réactivité, flexibilité et adaptabilité en cas de situation de crise
• Autonomie, organisation et rigueur
• Esprit d’initiative et esprit d’équipe
• Qualités relationnelles

Toutes les candidatures seront prises en compte pour nos offres d'emploi indépendamment de toute considération de race, couleur, religion, genre, orientation sexuelle, identité sexuelle, origine nationale ou statut d’invalidité.

Requisition ID: 1407